ความลับง่ายๆ ที่จะทำให้คุณ ‘มีเวลาทำงาน’ เพิ่มขึ้น

เราชอบบ่นว่าไม่มีเวลา แต่ก็มักใช้เวลาไปอย่างเปล่าเปลือง

การใช้เวลาในชีวิตก็เหมือนการกินอาหารแล้วบ่นว่าน้ำหนักขึ้นนั่นแหละครับ มีการสำรวจในคนเกือบ 1,700 คน ในปี 2008 พบว่าคนที่ ‘จดบันทึก’ ว่าตัวเองกินอะไรเข้าไปบ้างในแต่ละวัน จะลดน้ำหนักได้ดีกว่าคนที่ไม่ได้จดบันทึกการกินของตัวเองถึงสองเท่า

การใช้เวลาในชีวิตโดยไม่ได้บันทึกเวลา ทำให้เรามักใช้เวลาไปกับเรื่องที่ไม่สำคัญ (เหมือนการกินจุบจิบโดยไม่รู้ตัว) ยิ่งสิ่งที่ดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กเรื่องน้อย ก็ยิ่งผลาญเวลาไปได้มาก เช่น เราอาจคิดว่าเราเล่นเฟซบุ๊คแค่บางช่วงนิดๆหน่อยๆ แต่ถ้าเอาเวลามานับรวมกัน อาจนานสักสองชั่วโมงต่อวันก็ได้ เพียงแต่เราไม่เห็นมันเท่านั้น

ดังนั้น การ ‘บันทึกเวลา’ (หรือทำ Time Tracking) ว่าในแต่ละวันเราทำอะไรนานแค่ไหน จึงจะช่วยให้เรา ‘เห็น’ อะไรหลายอย่าง ถ้าแยกแยะออกมาเป็นข้อๆก็มีอาทิ

1. การเริ่มบันทึกเวลาจะทำให้เราตระหนักว่าเราใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง แล้วมันจะเป็นฐานให้กับการวางแผนการทำงานและใช้ชีวิตอื่นๆต่อไป ในคนจำนวนมากที่ไม่ได้บันทึกเวลา ช่วงครึ่งถึงหนึ่งชั่วโมงแรกของการเริ่มทำอะไรสักอย่าง (เช่น ตื่นขึ้นมา หรือเดินทางไปถึงที่ทำงาน) มักเป็นช่วงเวลาที่ไม่ได้ทำอะไรเป็นชิ้นเป็นอัน เพราะไม่ได้ ‘วางแผน’ มาตั้งแต่ต้น มีน้อยคนมากที่ถึงที่ทำงานมาปุ๊บก็ทำงานเลย

2. การบันทึกเวลาจะทำให้เห็นว่า-เราชอบคิดว่างานแต่ละงานยาวนานเกินจริงแค่ไหน เวลาเริ่มทำงาน เรามักจะท้อแท้เสียก่อน เพราะคิดว่าอีกนานกว่างานจะเสร็จ แล้วก็เลยไม่ค่อยได้ ‘เริ่มอย่างจริงจัง’ ตั้งแต่ต้น ตอนเริ่มจะเฉื่อยๆ แล้วค่อยไปเร่งเอาตอนท้ายๆ แต่ถ้าเราบันทึกเวลาอย่างเคร่งครัด เราจะเห็นว่าแต่ละงานมักไม่ได้ใช้เวลามากขนาดนั้น ส่วนใหญ่เป็นแค่จินตนาการของเราเอง

3. ในอีกด้านหนึ่ง บางคนก็ประเมินตัวเองสูงเกินไป คิดว่าใช้เวลาทำงานหนึ่งๆแป๊บเดียวเดี๋ยวก็เสร็จ ที่สุดก็เลยไปทำกิจธุระเรื่อยเปื่อยเสียก่อน สุดท้ายกว่าจะได้ลงมือทำงานก็เกือบสายเกินไป เลยต้องรีบเพราะไฟลนก้น นิสัยในการทำงานแบบนี้จะทำให้เราดูเหมือนยุ่งอยู่ตลอดเวลา แต่ไม่ค่อย deliver งานออกมาจริงๆ

4. การบันทึกเวลาจะทำให้เราเห็นว่า ตลอดมาที่เราบ่นว่ายุ่งๆ-ไม่มีเวลาๆ, นั้น แท้จริงแล้วเราเสียเวลาไปกับอะไร ซึ่งจะทำให้เราเกิดความรับผิดชอบขึ้นมาในทันที เพราะเราเห็นว่าเราทำอะไรบ้าง ซึ่งรวมไปถึงการ ‘เล่น’ ด้วยนะครับ เช่น เที่ยงถึงบ่ายโมงจะเล่นเฟซบุ๊ค หรือไปออกกำลังกาย ฯลฯ การบันทึกและจัดเวลาจึงทำให้เรารับผิดชอบกับตัวเองในทุกมิติ

5. เราจะรู้ด้วย ว่าเรา ‘เพิ่มงาน’ (หรือเพิ่มการเล่น) ได้อีกมากแค่ไหน เหมือนคนที่บันทึกการกินในแต่ละวันก็จะรู้ว่าวันนี้กินเพิ่มได้อีกหรือเปล่า หรือต้องกินให้น้อยลง

6. การบันทึกเวลาจะบีบให้เรา ‘ทำงานทีละอย่าง’ (Single-Task) แทนที่จะทำงานหลายๆอย่าง (Multi-Task) พร้อมกัน ซึ่งไม่ได้มีอยู่จริง เพราะสมองของเราทำงานได้ทีละอย่างเท่านั้น Multi-Tasking คือการสลับการทำงานทีละอย่างอย่างรวดเร็ว ซึ่งไม่ได้ทำกันได้ทุกคน Single-Tasking จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้เราได้มากกว่า

วิธีบันทึกเวลาในชีวิตนั้น ต้องทำอย่างซื่อสัตย์ สม่ำเสมอ และละเอียด โดยอาจจะเลือกบันทึกในแบบตารางเวลา (เช่น เก้าโมงถึงสิบโมงทำอะไร) หรือด้วยตัวงานในแบบ to-do list ก็ได้ เดี๋ยวนี้มี app ต่างๆมากมายช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ ก็ยิ่งสะดวกขึ้น

Advertisements